Pengertian dan Fungsi Microsoft Excel 2010

Microsoft excel adalah Program aplikasi pada Microsoft Office yang digunakan dalam pengolahan angka (Aritmatika).Microsoft Excell sangat membantu kita dalam menyelesaikan permasalahan yang mudah sampai dengan yang rumit dalam bidang administratif khususnya. Microsoft Excel adalah aplikasi pengolah angka yang dikeluarkan oleh Microsoft Corporation.

Pengertian Microsoft Excel

Microsoft Office Excel memang dikenal dengan penggunaan rumus-rumus atau formula dalam lembar kerjanya. Penggunaan rumus yang efektif akan memudahkan Anda dalam membuat laporan pekerjaan dengan menggunakan MS Excel. Formula atau rumus MS Excel adalah keunggulan tersendiri untuk aplikasi ini, dengan kemampuannya dalam mengolah data melalui perhitungan matematis yang sangat beragam fungsinya.

Kelebihan Ms Excel:

Microsoft Excel mempunyai beberapa kelebihan, seperti:

Mempunyai kemampuan menampung data yang cukup besar dengan 1 juta baris dan 16.000 kolom dalam 1 sheet. Jadi dalam 1 sheet bisa menampung jawaban 1 juta responden dan 16 ribu jawaban/pertanyaan.
Microsoft excel mempunyai Format yang paling populer dan fleksibel jadi sebagian besar software data entry ada fasilitas konversi ke format excel atau format lain yang bisa dibaca excel. Atau jika dibutuhkan kita bisa konversi balik dari excel ke software statistik lainnya.
Microsoft Excel mempunyai program penggunaan rumus yang sangat lengkap sehingga mempermudah pengolahan angka untuk menghasilkan dokumen yang lebih canggih.
Dengan Pivot Tables, kita bisa kerja lebih efektif karena semua tabel summary yang kita rencanakan bisa kita buat dahulu walaupun data belum masuk semua. Setiap ada data masuk otomatis pivot table akan me-refresh sehingga tabel akan terupdate sendiri.

Kekurangan Ms Excel:

Selain kelebihan diatas, ternyata Microsoft Excel mempunyai beberpa kekeurangan, Seperti:

Software pengolah angka ini berbayar atau tidak gratis.
Aplikasi ini memerlukan banyak memory (RAM) dan proccessor yang besar (CPU).
Untuk membuat kolom baru yang berisi pengkategorian dari sebuah kolom/jawaban pertanyaan, atau membuat filter responden; kita harus membuat rumus excel baik rumus matematika, logika maupun text. Banyak orang yang tidak suka dengan hal ini karena di SPSS misalnya, kita dengan mudah untuk melakukan filter atau pengkategorian jawaban baru.

Menjelaskan Fungsi Menu dan Ikon Pada Program Microsoft Excel

Program pengolah kata Microsoft Excel memiliki sembilan menu yang terdapat bar atau baris menu. Kesembilan menu itu: File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Window, dan Help. Masing-masing menu memiliki submenu perintah yang masing-masing sub perintah tersebut memiliki fungsi tersendiri yaitu antara lain:

Menu Home

Clipboard,

digunakan untuk menampung data sementara hasil pemotongan data atau copy. Bagian dari clipboard adalah sebagai berikut;

Cut, untuk menghapus/memotong teks.
Copy, untuk meduplikat teks.
Format Painter, membuat format data seperti data sebelumnya.
Paste, menempelkan hasil copian data.

Font

submenu dari font adalah sebagai berikut;

Increase font size, membesarkan ukuran huruf.
Decrease font size, mengecilkan ukuran huruf.
Bold, menebalkan huruf.
Italic, mencetak miring huruf.
Underline, memberi garis bawah pada huruf.
Border, memberi bingkai pada tabel.
Fill color, memberi warna.
Font color, memberi warna pada huruf.
Font, untuk memilih jenis huruf.

Alignment

submenu alignment terdiri dari beberapa ikon dibawah ini;

Top Align, format teks rata tengah dengan posisi disebelah kiri halaman.
Middle Align, format teks rata tengah dengan posisi ditengah-tengah halaman.
Bottom Align, penggalan halaman.
Align Left, format teks rata kiri.
Center, format teks rata tengah.
Align Right, format teks rata kanan.
Decrease Indent, paragraf menjorok ke kiri.
Increase Indent, paragraf menjorok ke kanan.
Merge and Center, menggabungkan dan menengahkan teks.

Number

submenu number terdiri dari ikon yang seperti dibawah ini;

General, tombol pengaturan secara umum.
Curency, format mata uang.
Percent, format persen.
Comma, pemberian tanda koma pada data.
Decrease decimal, mengurang angka desimal.
Increase decimal, menambahkan angka desimal.

Styles

submenu styles terdiri dari beberapa ikon dibawah ini;

Conditional formatting, pembuatan format yang sesuai dengan keinginan.
Format as table, pembuatan tabel dengan format yang disediakan.
Cell style, pembuatan penampilan sel.

Cell

submenu cell terdiri dari beberapa ikon seperti dibawah ini;

Insert, menyisipkan sel.
Delete, menghapus sel.
Format, pengaturan penampilan sel.

Editing

submenu editing terdiri dari beberapa ikon seperti dibawah ini;

Autosum, menghitung secara otomatis, membuat rumus.
Clear, menghapus sel.
Sort and filter, mengurutkan dan menyaring data.
Find and select, mencari dan menseleksi data.

Tab Insert,

Tab ini digunakan untuk memasukkan intruksi-intruksi kedalam lembar kerja seperti pembuatan tabel, memasukkan gambar, model-model grafik, membuat link, serta memasukkan simbol-simbol. Tab ini terdiri dari komponen-komponen sebagai berikut;

Tables

nama dan fungsi submenu dari tables adalah sebagai berikut;

Pivot table, membuat tabel rekapitulasi dengan bentuk yang ditentukan sendiri.
Table, membuat table.

Ilustrations

submenu dari tab ini adalah sebagai berikut;

Picture, menyisipkan gambar.
Clip art, menyisipkan clipart.
Shape, menyisipkan gambar standar dari komputer.
Smart Art, menyisipkan gambar praktis.
Chart, digunakan untuk membuat grafik dengan berbagai model.
Text, digunakan untuk membuat text box, menyisipkan header dan footer, membuat huruf indah, menyisipkan objek, dan menyisipkan simbol.

Tab Page Layout

Tab ini digunakan untuk mengatur data, submenu dari tab ini adalah sebagai berikut;

Themes, digunakan untuk mengatur pewarnaan, tata letak dan efek huruf.
Page Setup, digunakan untuk mengatur batas tepi kertas (margin), orientasi kertas, mengatur ukuran kertas/size, mengatur area pencetakan, mengatur penggalan halaman (page break), memberi background pada dokumen, mencetak dan memberi judul tabel.
Scale to fit, digunakan untuk mengatur lebar, tinggi, serta skala kolom atau baris secara otomatis.
Sheet option, digunakan untuk memunculkan garis bantu serta heading dari suatu data.
Arrange, digunakan untuk mengatur tata letak gambar.

Tab Formula

digunakan untuk memasukkan rumus (fungsi logika, fungsi teks, format keuangan, tanggal, dan waktu. Berikut ini adalah bagian dari tab formula;

Tab Data

Digunakan untuk memasukkan data eksternal, atau merefresh data. pada bagian Sort dan Filter, digunakan untuk mengurutkan data dan menyaring data. Di bagian Data Tools, digunakan untuk membuat teks berkolom, sedangkan pada bagian Outline digunakan untuk proses group dan melepas group suatu data serta membuat subtotal.

Tab Review

Digunakan untuk mengeja kesalahan pada tata bahasa, pemberian komentar, serta untuk keamanan data.

Tab View

Digunakan untuk melihat tampilan lembar kerja, mengatur tampilan lembar kerja pada layar monitor, serta pengaturan jendela lembar kerja.

Microsoft Excel Shortcut Keys

Sama seperti pada program Microsoft Office lainnya, pada Microsoft Excel pun apabila kita ingin supaya lebih cepat dalam menyelesaikan suatu pekerjaan/ pengetikan/ entri data, pada perintah-perintah tertentu akan lebih cepat kalau menggunakan shortcut key (jalan pintas), atau bagi anda yang biasa bekerja lebih banyak menggunakan keyboard.

Berikut adalah daftar shortcut key untuk Ms Excel :

Ctrl + A Memiilih / menyeleksi seluruh isi dari worksheet (select all)
Ctrl + B Membuat Bold area / sel yang diseleksi
Ctrl + I Membuat italic area / sel yang diseleksi
Ctrl + K Menyisipkan link.
Ctrl + U Membuat garis bawah area / sel yang diseleksi
Ctrl + P Menampilkan kotak dialog print untuk memulai mencetak.
Ctrl + Z Membatalkan langkah/tindakan terakhir.
F2 Edit sel yang dipilih
F5 Menuju ke sel tertentu. Sebagai contoh, E7.
Shift + F5 Memunculkan kotak pencarian
F7 Memeriksa ejaan teks yang dipilih dan/ atau dokumen
F11 Membuat Chart
Shift + F3 Membuka jendela rumus Excel
Ctrl + Shift + ; Memasukan waktu saat ini.
Ctrl + ; Memasukan tanggal.
Alt + Shift + F1 Membuat Worksheet baru.
Ctrl + 5 membuat strikethrough sel /area yang dipilih
Ctrl + F9 Minimize jendela window
Ctrl + F10 Maximize jendela window
Ctrl + F6 Beralih di antara file excel yang sedang dibuka
Ctrl + Page up Memilih Sheet ke arah kiri
Ctrl + Page down Memilih Sheet ke arah kanan
Ctrl + Tab Beralih di antara Dua atau lebih file exel yang terbuka
Alt + = Membuat rumus untuk jumlah semua sel di atas
Ctrl + ' Memasukan nilai di atas ke dalam sel sel yang dipilih.
Ctrl + Shift + ! Format nomor dalam format koma.
Ctrl + Shift + $ Format angka dalam format mata uang.
Ctrl + Shift + # Format nomor dalam format tanggal
Ctrl + Shift + % Format nomor dalam format persentase
Ctrl + Shift + ^ Format nomor dalam format ilmiah.
Ctrl + Shift + @ Format nomor dalam format waktu.
Ctrl + Arrow key Pindah ke bagian berikut teks.
Ctrl + Space Pilih seluruh kolom.
Shift + Space Pilih seluruh baris.

Rumus-rumus dan penggunaannya pada Microsoft Excel

Berikut adalah rumus rumus sederhana dalammicrosoft Excel, yang nanti akan dijelaskan pada pembahasan pembahasan berikutnya.

Penggunaan rumus pada excel yang paling mudah yaitu operasi penjumlahan dan pengurangan, caranya cukup gampang yaitu menambahkan sell satu dengan lainnya,, contohnya (=A1+A2)

Count, merupakan rumus untuk menghitung banyak angka(hanya angka) dalam sebuah range. Contoh =count(A2,A5)

Counta, dugunakan untuk menghitung banyak data (dpt berupa angka atau huruf) dalam sebuah range dan caranyapun masih sama dengan count. countif, dugunakan untuk menghitung banyak data dengan criteria tertentu, misalnya dalam sebuah range ada beberapa sell yang sama, maka kita dapat menentukan ada berapa banyak sell yang sama tersebut. Contoh =countif(B15:B20,criteria sma yg dicari)

Sumif, digunakan untuk menghitung jumlah data dengan criteria tertentu dan kemudian data yang sama tersebut ditotalkan, caranya cukup dengan memasukkan rangenya, criteria yg sma, kemudian masukkan range yg akan dijumlahkan. contoh; =SUMIF(F17:F22,2,F17:F22)

sum, yaitu rumus yang digunakan untuk menjumlahkan total dari beberapa range,,

contohnya saja =SUM(A1:A5)

min, yaitu rumus yang digunakan untuk mengetahui variable angka yang paling kecil, caranya dengan menggabungkan beberapa range dari yang ingin diketahui jumlah yang paling kecilnya, contoh =min(A2:A17)

Max, merupakan kebalikan dari min, caranya pun juga sama contoh; =max(A5:A15)

Right, yaitu penggunaan untuk mengambil beberapa karakter dari sebelah kanan, caranya dengan memasukkan text atau juga sell yang dipilih. contohnya; =right(B15,3)

Mid, yaitu penggunaan untuk mengambil beberapa karakter dari tengah, cukup memasukkan teks/sellnya kemudian masukkan start num/dimulai dari karakter berapa dan terakhir masukkan isi berapa karakter ingin diisi, contoh; =mid(A5,2,5)

Left, ini adala kebalikan dari right, yaitu mengambil karakter dari sebelah kiri, contoh =left(A1,3)

Hlookup, merupakan rumus untuk mengambil rumus dari table secara horizontal. Caranya kita harus menentukan range table yang akan jadikan pedoman, dan kemudian tekan f4 di range tersebut guna untuk mengunci range tersebut agar nantinya ketika dicopy rumusnya tidak error. Yang harus dilakukan yaitu, mengisi lookup value,table array,rowindeksnum,dan range lookupnya

Vlookup, merupakan kebalikan dari hlookup, dengan mengambil rumus secara vertical. Dan caranya pun juga masih sama dengan Hlookup

IF, merupakan penggunaan rumus yang menurut saya agak sulit karena rumusnya adalah yang paling panjang dan juga menggunakan logika, caranya kita harus menentukan terlebih dahulu apa saja yang ingin dibuatkan logikanya. Kemudian isi logical test, value is true, da kemudian value is false.

Baca Juga Artikel Di Bawah ini: Solusi Tarik Tunai di ATM

maswiranto

Minggu, 21 Juli 2019